PROCESO ADMINISTRATIVO
Los partidarios de la escuela del proceso
administrativo consideran la administración como una
actividad compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso
administrativo único. Este proceso administrativo formado por
4 funciones
fundamentales, planeación, organización, ejecución
y control.
Constituyen el proceso de la administración. Una
expresión sumaria de estas funciones fundamentales de la administración es:
2. LA ORGANIZACIÓN para
distribuir el trabajo entre los
miembros del grupo y para
establecer y reconocer las relaciones necesarias.
3. LA EJECUCIÓN por los
miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y
entusiasmo.
4. EL CONTROL de las
actividades para que se conformen con los planes.
Para un gerente y para un
grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con los objetivos
que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las
preguntas de que trabajo necesita
hacerse? ¿Cuándo y como se hará? Cuales serán los necesarios componentes del
trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrón
integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la
facultad de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante.
a. Aclarar,
amplificar y determinar los objetivos.
b. Pronosticar.
c. Establecer
las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.
d. Seleccionar
y declarar las tareas para lograr los objetivos.
e. Establecer
un plan general de logros enfatizando la creatividad para
encontrar medios nuevos y
mejores de desempeñar el trabajo.
Después de
que la dirección y formato
de las acciones futuras ya
hallan sido determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, será
distribuir o señalar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros
del grupo e indicar la participación de cada miembro del grupo. Esta distribución del trabajo
esta guiado por la consideración de cosas tales como la naturaleza de las
actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones físicas
disponibles.
Estas
actividades componentes están agrupadas y asignadas de manera que un mínimo de gastos o un máximo
de satisfacción de los empleados se logre o que se alcance algún objetivo similar, si
el grupo es deficiente ya sea en él numero o en la calidad de los
miembros administrativos se procuraran tales miembros. Cada uno de los miembros
asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia relación con el
grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa.
ACTIVIDADES
IMPORTANTES DE ORGANIZACIÓN.
a. Subdividir
el trabajo en unidades operativas (deptos)
c. Reunir los
puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
d. Aclarar los
requisitos del puesto.
e. Seleccionar
y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
h. Ajustar la
organización a la luz de los resultados del control.
- Para
llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de
planeación y organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien
y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la
tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo
en acción está dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los
miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y
la compensación a esto se le llama ejecución.
ACTIVIDADES
IMPORTANTES DE LA EJECUCIÓN.
b. Conducir y
retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
c. Motivar a
los miembros.
d. Comunicar
con efectividad.
e. Desarrollar
a los miembros para que realicen todo su potencial.
f. Recompensar
con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.
g. Satisfacer
las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.
h. Revisar los
esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.
Los gerentes
siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que sé esta haciendo
para asegurar que el trabajo de otros esta progresando en forma satisfactoria
hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las
actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecución exitosa de cada
miembro no asegura que la empresa será un éxito. Pueden
presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos inesperados y
habrán de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una
acción correctiva.
ACTIVIDADES
IMPORTANTES DE CONTROL
a. Comparar los
resultados con los planes generales.
b. Evaluar los
resultados contra los estándares de desempeño.
f. Sugerir las
acciones correctivas cuando sean necesarias.
g. Informar a
los miembros responsables de las interpretaciones.
h. Ajustar el
control a la luz de los resultados del control.
En la
practica real, las 4 funciones fundamentales de la administración están de
modo entrelazadas e interrelacionadas, el desempeño de una función no cesa por
completo (termina) antes que se inicie la siguiente. Y por lo general no se
ejecuta en una secuencia en particular, sino como parezca exigirlo la
situación. Al establecer una nueva empresa el orden de las funciones será
quizás como se indica en el proceso pero en una empresa en marcha,
el gerente puede encargarse del control en un momento dado y a continuación de
esto ejecutar y luego planear.
La secuencia
deber ser adecuada al objetivo especifico. Típicamente el gerente se haya
involucrado en muchos objetivos y estará en diferentes etapas en cada uno. Para
el no gerente esto puede dar la impresión de deficiencia o falta de orden. En
tanto que en realidad el gerente tal vez esta actuando con todo propósito y fuerza. A la larga
por lo general se coloca mayor énfasis en ciertas funciones más que en otras,
dependiendo de la situación individual. Así como algunas funciones necesitan
apoyo y ejecutarse antes que otras puedan ponerse en acción.
La ejecución
efectiva requiere que se hayan asignado actividades a las personas o hayan
realizado las suyas de acuerdo con los planes y objetivos generales, de igual
manera el control no puede ejercerse en el vació debe haber algo que controlar.
En realidad,
la planeación esta involucrad en el trabajo de organizar, ejecutar y controlar.
De igual manera los elementos de organizar se utilizan en planear, ejecutar y
controlar con efectividad. Cada función fundamental de la admón. Afecta a las
otras y todas están relacionadas para formar el proceso admvo.
PLANEACION.
Un común
denominador de todos los individuos y organizaciones de éxito es
que establecen metas identificables, realistas pero retadoras y luego formulan
planes para alcanzarlas.
La esencia
de la admón. Es alcanzar una meta declarada. Si no se busca un propósito o
resultado final, no hay justificación para la planeación administrativa. Siglos
atrás el filosofo romano Séneca expreso "Si un hombre no sabe a
que puerto se dirige ningún viento le es favorable".
Se puede
razonar ciertamente, todo gerente sabe lo que esta tratando de alcanzar. Por
supuesto, pero desde el punto de vista práctico, los objetivos tienden a
perderse en el tráfico de la actividad admva. Sus identidades se obscurecen, la
actividad se confunde con el logro y el énfasis sobre que hacer obscurece por
completo lo que tiene que lograrse. Un buen gerente siempre debe estar haciendo
la pregunta Que estoy tratando de lograr? ¿Porque?
Un objetivo
administrativo es la meta que se
persigue, que prescribe un ámbito definido y sugiere la dirección a los
esfuerzos de planeación de un gerente. Esta definición incluye 4 conceptos,
desde el punto de vista del gerente son:
1. META es la
mira que va a perseguirse y deber ser identificada en términos claros y
precisos. No se habrá de confundir una meta con el área general de actividades
deseadas, el hacerlo así pone en énfasis en los medios, no en la mira.
2. AMBITO de la
meta que se persigue esta incluida en la declaración de los limites o
restricciones presitos que deberán observarse.
3. Así mismo un
objetivo connota un carácter definitivo.
Los propósitos declarados en términos vagos o de doble significado tienen poco
o ningún valor
administrativo porque están sujetos a varias interpretaciones y con frecuencia
el resultado es confusión y disturbio.
4. La dirección
esta indicada por el objetivo. Muestra los
resultados que deben buscarse y aparta esos resultados de los muchos objetivos
posibles que de otra forma podrían buscarse. Esta dirección proporciona los
cimientos para los planes estratégicos apropiados que deben formularse para
alcanzar los objetivos.
Los
objetivos inapropiados e inadecuados pueden retardar el éxito de la
administración y sofocar las operaciones en cualquier organización. Una
sugerencia provechosa para todo gerente es concentrarse periódicamente y
reiterar los objetivos buscados y luego determinar si la acción que en la
actualidad se sigue esta en verdad contribuyendo al logro de esas metas. Tal
practica ayuda a minimizar las dificultades que tienen muchos miembros de la
admón..y sus subordinados para saber cuales son sus objetivos actuales,
identificándolos tanto para ellos como para sus asociados, poniéndolos al día y
usándolos con eficiencia en su
trabajo administrativo.
TIPOS Y
CLASIFICACION DE OBJETIVOS
En toda
organización hay muchos objetivos pero algunos objetivos comunes a todas las
organizaciones incluyen los que siguen:
3. Crecer.
7. Ser un
ciudadano empresarial socialmente responsable.
Estas
categorías, a su vez pueden sugerir áreas claves específicas para las cuales
son capaces de derivarse sub objetivos, evaluando el grado de su realización.
Por ejemplo los gerentes de la compañía General Electric identifican 8 áreas,
que son vitales en el mantenimiento y progreso
de liderazgo, fuerza y
habilidad competitiva de su compañía. Estas áreas clave de resultado son:
2. Posición en
el mercado
3. Productividad
4. Liderazgo
del producto
5. Desarrollo
del personal
6. Actividades
de los empleados
7. Responsabilidad
publica
8. Equilibrio
entre los planes a corto y largo plazo
Establecer
metas para cada una de estas áreas, llevarlas a cabo y evaluar los resultados logrados
son partes importantes de los esfuerzos administrativos de la compañía.
CLASIFICACION
DE OBJETIVOS SEGÚN EL TIEMPO
1. Objetivos a
corto plazo: por lo general se extienden a un año o menos. Por ejemplo el
objetivo de la compañía es alcanzar 3 millones de ventas brutas para el año
2003 y un objetivo personal de vender 3
nuevos contratos en el mes
de marzo.
2. Objetivos a
mediano plazo: Por lo general cubren periodos de 1 a 5 años por ejemplo crecer
a 8 oficinas regionales del 2003 al 2008.
3. Objetivos a
largo plazo: se extienden mas allá de 5 años. Por ejemplo buscar establecerse
en 10 países extranjeros para el año 2016.
Esta
división de las metas es una de las más antiguas clasificaciones y la mas
ampliamente aceptada.
CLASIFICACION
DE LOS OBJETIVOS
1. Objetivos
primarios: por lo general están relacionados con una compañía no con un individuo. Por
ejemplo: proporcionar bienes y servicios
para el mercado realizando
una utilidad al proveer tales bienes y servicios, se les ofrece a los
consumidores lo que desean y se pueden dar recompensas a los miembros
participantes de la compañía.
2. Objetivos
secundarios: Ayudan a realizar los objetivos primarios e identifican las miras para
los esfuerzos destinados a aumentar la eficiencia y la economía en el desempeño
del trabajo de los miembros organizacionales.
3. Objetivos
individuales: Como lo implica su nombre, son los objetivos personales de los miembros
individuales de una organización sobre una base diaria, semanal, mensual o
anual. Dependiendo del punto de vista que se tome se alcanzan siendo
subordinados a los objetivos primarios o secundarios de la organización o haciendo
que tales objetivos apoyen en forma realista la realización de los objetivos
individuales. Las necesidades que un individuo intenta satisfacer trabajando en
una organización en las relaciones entre el incentivo de una organización y las
contribuciones individuales son interdependientes.
4. Objetivos
Sociales: se refieren a las metas de una organización para la sociedad, se incluye
el compromiso de dar apoyo al cumplimiento de requerimientos establecidos por
la comunidad y varias
dependencias gubernamentales que se refieren a la salud, seguridad, practicas
laborales, reglamentación de precios y contaminación ambiental. Además se
incluyen los objetivos orientados a aplicar el mejoramiento social, físico y
cultural de la comunidad.
OBJETIVOS
EFECTIVOS POR ESCRITO.
La redacción de un
objetivo efectivo puede ser más difícil que el solo escribir unas cuantas
palabras que deban ser entendidas por todos. Considérese el siguiente objetivo
de una universidad.
"El
objetivo básico de la universidad es proporcionar oportunidades en la educación superior en
los campos de las artes liberales y aplicadas, enseñanza, comercio y
estudio profesional"
y el
siguiente para un fabricante:
"El
objetivo de esta empresa comercial es producir, mediante los métodos de la producción en masa,
acondicionadores de aire en unidades
de bajo costo en áreas
selectas a precio de menudeo
en gran manera competitivos con el fin de que la compañía realice un
rendimiento razonable sobre la inversión"
A primera
vista ambos enunciados parecen sé objetivos razonablemente buenos. Pero un
estudio mas de cerca ofrece algunas dudas respecto a su calidad y conveniencia
para los propósitos administrativos.
1. proporcionar
oportunidades, estudio profesional
2. Producir,
métodos de la producción, áreas selectas, rendimiento razonable.
Todo esto
quiere decir que todo objetivo admvo. Esta sujeto a cierta interpretación la prueba
de la claridad y comprensión es lo que entienda el receptor del enunciado del
objetivo. En consecuencia, los objetivos deben ser redactados tan
cuantitativamente como sea posible sin detallar en exceso de manera que el
receptor sea incapaz de usar su creatividad e iniciativa personal en la
realización del objetivo.
MEDICION DE
OBJETIVOS
Una
expresión tal como " haga tanto como pueda" o " haga lo mejor
que pueda" tiene un valor admvo. Mínimo porque su significado difiere para
distintas personas es preferible usar una expresión que se pueda medir como
"haga 200 unidades para las 5:00 p.m. de hoy". Esto es definitivo y
facilita el entendimiento mutuo de los objetivos en todos los niveles de la
organización. La determinación de lo que deba medirse y como debe medirse
presenta dificultades en especial en las áreas en donde los objetivos son un
tanto abstractos como la lealtad a los empleados, desarrollo del empleado o la responsabilidad social, sin
embargo tales áreas pueden hacerse aproximaciones y obtenerse resultados
razonablemente satisfactorios. Hablando en términos generales los gerentes
comerciales están mejor capacitados para medir sus metas que los gerentes de
organizaciones no comerciales, tales como hospitales, agencias gubernamentales
y universidades. Por ejemplo los comerciales cuentan con muchas fuentes de información que miden
logros en varios factores en toda la organización. Típicas son las medidas de
los medios físicos y financieros para adquirir y manejar recursos suficientes
como las razones de tazas de rendimientos, de rotación o las relaciones pasivo capital.
Las medidas
de la producción que incluye la utilización de maquinas y la productividad laboral son comunes
lo mismo que las medidas de mercadotecnia que se
refieren a la penetración de las ventas y la efectividad de la publicidad.
En contraste
el administrador de un
hospital tiene dificultad para medir lo que proporciona el hospital (cuidado
satisfactorio para el cliente) sin
embargo los factores que contribuyen a la atención
hospitalaria son medibles como el costo de la habitación por día, numero de
visitas de servicio y días
paciente por tipo de enfermedad, aunque no tan exactas como es de desear, el
enfoque puede utilizarse para dar medidas útiles para los objetivos de la
atención hospitalaria.
JERARQUIA DE
LOS OBJETIVOS
Para toda
empresa existe una jerarquía de objetivos. Esta puede abarcar los objetivos que
se refieren a las empresas en general
como las que se relacionan con los deseos de los clientes al igual
que con él público y la sociedad en general.
Sin embargo
la jerarquía contiene más comúnmente solo los objetivos dentro de la empresa. En el
nivel superior de la organización y proporcionando el objetivo para todos los
esfuerzos organizacionales se encuentran el objetivo u objetivos principales –
subordinados, pero definitivamente relacionados con los objetivos principales
se encuentran los objetivos derivados incluyendo los objetivos departamentales
que fijan la recta de segmentos particulares de las unidades organizacionales
de la empresa. Estos objetivos departamentales a su vez tienen objetivos de
grupo subordinados que en subsecuentica se dividen en objetivos de la unidad y
por ultimo en objetivos individuales. La fig. 63 muestra los diferentes niveles
de los objetivos en forma diagramática.
La
realización de cada objetivo subsidiario debe contribuir a la realización de su
respectivo objetivo inmediato superior, proporcionando así un patrón de
objetivos totalmente integrado y armonioso para todos los miembros de la
empresa. Para una máxima efectividad un objetivo debe ser significativo y
oportuno para el individuo.
GUIAS PARA
LOS OBJETIVOS
Los objetivos
admvos. Deben instituirse con gran cuidado, tienen una mejor oportunidad de ser
realizados cuando se toman en cuenta las siguientes orientaciones:
1. Los
objetivos deben ser el resultado de la participación de los responsables de su
realización. Los que están cerca de la situación probablemente conocen mejor lo
que puede realizarse. Las personas que ayudan a formular los objetivos tienen
un fuerte compromiso por alcanzarlos. Además ganan la sensación de pertenecer y
de importancia. Cuando los objetivos son impuestos por la alta
gerencia cuando se
enfrenta una crisis seria,
habrá de explicarse la razón para esto y el subordinado debe tener oportunidad
de ayudar a determinar el objetivo expresado.
2. Todos los
objetivos en una empresa deben apoyar los objetivos generales de la empresa.
Dicho de otra manera los objetivos han de ser mutuamente congruentes en una
organización. Por ejemplo, el departamento de ventas no habrá de tener una
variedad de productos como su objetivo en tanto que el departamento de
producción posee dos o tres productos como su objetivo. La congruencia de los
objetivos ayuda a lograr la unidad de esfuerzos.
3. Los
objetivos deben tener cierto alcance. La mayoría de las personas se sientes mas
satisfechas y trabajan mucho mejor cuando existe un reto razonable. La gente
desea esforzarse y disfrutar de una sensación de logro. Los objetivos adecuados
pueden ayudar en estos esfuerzos.
4. Los
objetivos deben ser realistas. El objetivo no solo necesita ser razonable para
la persona responsable
de su realización sino también realista a la vista tanto de las restricciones
del entorno interno como del externo en un caso dado. Conviene tener cuidado
respecto a tratar de lograr demasiado en un tiempo muy corto.
Por lo general un objetivo sencillamente expresado puede recordarse, mientras
que una descripción larga y detallada pronto se olvida.
5. Los
objetivos deben ser contemporáneos al igual que innovadores. El gerente de
éxito mantiene los objetivos al día, los revisa periódicamente y hace
revisiones cuando se cree que es ventajoso hacerlo. En varios casos, la
decisión será continuar con el mismo objetivo, sin embargo en estos tiempos de
cambios rápidos el no ponernos al día o la falta de innovación al
establecer los objetivos quizás sea una posible señal de peligro par la admón..
6. Él numero de
objetivos establecidos para cada miembro de la admón. debe ser limitada. Muchos
causan confusión y negligencia y muy pocos permiten desperdicio y deficiencia.
Cuatro o cinco objetivos para cada miembro de la admón.. es el máximo. Si
existen mas objetivos, habrán de consolidarse en alguna forma. Demasiados objetivos
disminuyen la importancia de los que son en realidad importantes y enfatizan
indebidamente los de menos condición.
7. Los
objetivos deben ser jerarquizados de acuerdo con su importancia relativa. Esto
coloca el énfasis necesario en los principales objetivos y dando a todo miembro
de la admón.. un valor para cada objetivo que le interese ayudar a distribuir
con efectividad los esfuerzos. En esta forma se mejora todo el esfuerzo admvo.
Esta en la naturaleza humana mejorar el
trabajo sobre los objetivos más difíciles y de sentir satisfacción realizando
los menores pero fijando prioridades en los objetivos y revisándolos
periódicamente se puede combatir esta tendencia.
8. Los
objetivos deben estar en equilibrio con una
empresa dada, los varios objetivos no habrán de apuntar en conjunto al exceso
de cualquier condición.
Los gerentes
tratan diariamente con muchos diferentes tipos de planes; algunos se refieren a
una sola actividad o individuo en tanto que otros pertenecen a todo un depto. O
a toda la compañía. Estudiaremos 6 tipos de planes comunes encontrados por los
gerentes con regularidad.
1. Política
2. Procedimientos
3. Método
4. Estándar
5. Presupuesto
6. Programa
Política.
Las políticas revelan las intenciones del gerente para los periodos futuros y
se determinan antes de la necesidad de tales intenciones. Estas son guías
generales en su uso. La política define el
área en los cuales se van a tomar decisiones, pero no indica la decisión. Las
políticas señalan la dirección general sancionada que se debe seguir y las
áreas. Manteniéndose dentro de esos limites predeterminados, pero con libertad para
decidir dentro de las áreas estipuladas, el trabajo del gerente se ejecuta de
acuerdo con la planeación general de la empresa. Y se define de la siguiente
manera. "Una política es una guía general verbal o escrita que establecen
los limites que proporcionan la dirección y los limites generales dentro de los
cuales tendrá lugar la acción administrativa."
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